Основы менеджмента - Зайцева O.A.
ISBN 5-88860-048-2
Скачать (прямая ссылка):
Одно время канцелярский персонал регулярно регистрировал эти сделки и операции в бухгалтерских документах. Поскольку эта работа была утомительной и сопровождалась ошибками, но оставалась необходимой для продвижения вперед, она стала одним из первых направлений коммерческого применения компьютеров. Типовые системы совершения сделок и операций ведут общий бухгалтерский учет, счета к оплате, счета к получению, платежные ведомости, текущую инвентаризацию и т. д.
Системы совершения сделок и операций построены на стандартной модели, схема которой приведена на рис. 75. Когда операция или сделка совершается, она должна быть «схвачена» и подготовлена к обработке. Фиксация операции и ее подготовка к обработке составляют первую часть модели.
Вторая часть модели состоит в утверждении сделки или операции. Один тип утверждения заключается в проверке ошибок в отдельных сделках, таких как пропуск данных и превышение разрешенной цены. Посредством утверждения также проверяются определенные аспекты групп сделок или операций. Операции часто происходят в группах и общая сумма операций в группе должна быть равной групповому результату. Такие группы могут содержать только один тип операций. Процесс утверждения позволяет убедиться, что по всем сделкам или операциям в таких группах произведены платежи.
Фиксация сделок (или операций)
Подготовка для обработки Утверждение сделок
Регистрация и запись сделок Создание отчетов
Рис. 17.2. Стандартная модель совершения сделок и операций
Третья часть модели состоит в регистрации и записи сделки или операции. Здесь сделка или операция используется, чтобы привести в порядок соответствующие записи и учетные документы.
И наконец, системы совершения сделок и операций включают отчетность. Как мы заметили ранее, некоторые такие отчеты могут лучше «подходить» для управленческой информации операционного контроля или принятия решений на уровне подразделений/единиц. Отчетность подтверждает зарегистрированный результат или выявляет другую сделку или операцию, которая должна иметь место.
Системы совершения сделок и операций функционирует в двух режимах, групповом и реального времени. Групповая система сохраняет сделки или операции до определенного времени и затем совершает обработку всех аккумулированных в группе операций. Система реального времени обрабатывает каждую операцию, как только сталкивается с ней. Хотя системы реального времени часто имеют дело с очень быстротечными процессами, любая система может воспринять операции, обработать их и вернуть результаты инициатору достаточно быстро, чтобы воздействовать натекущую деятельность и соответствовать своему названию. !
Системы совершения сделок и операций часто объединяют два подхода. Даже когда они фиксируют и готовят операции для обработки в режиме реального времени, запись и отчетность часто производится в групповом режиме. Зафиксированные операции собираются до предопределенного времени и затем сразу записываются системой. Например, автоматы фиксируют, частично утверждают и аккумулируют операции в компьютерах местного магазина в течение дня. В конце рабочего дня операции пересылаются в центральный компьютер для дальнейшего утверждения, записи и подготовки отчетности групповым способом.
Системы совершения сделок и операций прямо поддерживают использование специфической и стимулирующей информации. Эти системы также подготавливают средства для важных стратегических инициатив. По мере развития новой технологии будет найдено больше путей, чтобы сделать системы совершения сделок и операций важными стратегическими инструментами. Верно, что эти системы яв
ляются самым старым примером использования компьютеров, но они все еще не потеряли актуальности с точки зрения прибыльности их новых применений.
Б. Управленческие информационные системы
Термином «управленческие информационные системы» иногда определяли все типы информационных систем, но в этом разделе мы используем его, чтобы показать специфический тип информационной системы. Управленческая информационная система (ИС) является интегрированной отчетной системой, специально предназначенной для помощи менеджерам в планировании, осуществлении и контроле деятельности организации. Она подготовляет отчеты на основе данных, полученных из многих систем совершения операций и, возможно, из окружения организации. УИС обычно предназначается для концентрации отобранных данных из систем совершения сделок и операций и внешних источников, чтобы сделать эти данные более подходящими для информационных менеджеров.
Управленческие информационные системы адресуются к проблемам, которые известны и поняты заранее (говорят, что такие проблемы структурированы). Поэтому заранее может быть определена соответствующая требуемая информация, спроектированы отчеты и написаны программы. Эти системы функционируют на периодической основе, например, предоставление ежемесячных отчетов о доходах и расходах. Многие менеджеры имеют персональные компьютеры, с помощью которых они могут получить некоторые предопределенные отчеты в любое время в течение дня.
