Деловые документы и правовые бумаги - Бабик С.П.
ISBN 966-032786-2
Скачать (прямая ссылка):
За складністю Односкладні Складні
За стадіями створення Оригінали Копії
За терміном зберігання Постійного зберігання Тривалого зберігання (понад 10 років) Тимчасового зберігання (до 10 років)
Складовими частинами діловодства є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто це сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.
Система документації — це сукупність типів взаємопов’язаних документів, що створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.
ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ TA РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
В Україні з вересня 2003 року набув чинності стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163—2003), за яким регулюються правила розташування реквізитів документів. Останніх налічується 32 позиції, ми ж ознайомимо вас із основними вимогами зазначеного стандарту, що пов’язані із заповненням паперової інформації вручну.
Як адресувати документи, коресповденщю?
Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни:
а) організація або структурний підрозділ без зазначення посадової особи:
г п
І Міністерство транспорту України |
б) керівник підприємства, установи, або його заступник:
Г" “І
1 Директорові Лисичанського 1 нафтопереробного заводу п. Тищенку С. Г.
І_(адреса) _|
в) кілька посадових осіб (керівників) — не більше 4 адресатів:
^ Президентові AT «Тисмениця-хугро»-^ Директорові з комерційних питань І Начальникам виробничих відділів |
7
г) однорідні організації:
!""директорам вугільних І
І об’єднань України _|
г) коли адресатів більше 4 осіб — додають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата;
д) відповідь на скарги, заяви тощо можна адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса, оформлена за правилами надавання послуг поштового зв’язку;
е) фізична особа:
^Стеценко Сидір Миколайович ^
вул. Гарматна, буд.8, кв.17,
І м. Київ, 01018 __І
Розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.
He пишуть прийменник в у адресі типу:
Гверховний Суд України !
252025, м. Київ»
І вул. П. Орлика, буд. 5 |
Як датувати документ?
Дата
— день написання листа, наказу і т. ін.;
— день затвердження плану, звіту, інструкції тощо;
— день фіксації вчинків у протоколах, актах;
— день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).
Способи датування:
10.05.2004; 10 травня 2004 року; 2004.05.10.
У нормативно-правових актах, фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.
Місце датування:
а) на бланку:
г "1
«02» лютого 2004 року №713
б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:
J Завідувач відділу програмування ^ 25.09. 2004
Або:
І Головний інженер (підпис)
М. С. Симонов [_ 18.04 2004
Або:
г
L
21.06.2004
НАКАЗ
Львів
(підпис)
. О.Н, Огаря
Головний механік (підпис)
В. Г. Олексієнко 18.04. 2004
И
№17
J
1
J
п
J
Хто і як повинен підписувати документ?
Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:
Г
Директор фабрики_____________^
І__ (підпис)
В. О. Малин
“1
J
При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба. Слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.
Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою посадою розташовують на одному рівні:
9
І Директор фабрики Директор магазину І
________________І. В. Сиваш _______________Г. А. Іванова
(підпис) (підпис)
І (дата) (дата) _|
Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:
І Директор видавництва_________________А. В. Коваль І
(підпис)
Головний бухгалтер ________________В. Н. Олексієнко
І__ (підпис) _І
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом) наприклад: «Виконувач обов’язків», «Заступник».
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
