Управление командами для чайников - Бронштейн М.
ISBN 5-8459-0543-5
Скачать (прямая ссылка):
Разработка повестки дня требует серьезного планирования, ответственность за которое лежит на лидере, и он должен при-
уда» »wr im о —пи-иі Wiшмимкжиимм«»»»!*
232 Часть IV. Уроки мастерства влечь всех членов команды, чтобы на собрании были рассмотрены все значимые для группы вопросы. Руководить составлением повестки дня могут все члены группы по очереди.
Хорошо спланированная повестка дня повышает вероятность того, что собрание пройдет продуктивно и вы не потратите все время на светские беседы и выяснение отношений. В следующем разделе я предлагаю инструментарий, советы и примеры для составления эффективной повестки дня.
Пять существенных моментов повестки дня
Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о собрании. На первые четыре ответить достаточно просто, а пятый вопрос может оказаться трудным. Вот эти вопросы.
1. Какая группа вовлечена в совещание? Как называется участвующая группа или команда? Этот пункт следует пояснить в самом начале повестки дня, например:
• совещание высшего исполнительного состава;
• собрание производственного отдела;
• комитет по организации корпоративного празднования Нового года.
Название группы объясняет, кто должен присутствовать на совещании, а кто нет. При таком подходе специалисты, которые должны были прийти, но не явились, не смогут сказать: "Я не знал, что мне нужно присутствовать'*, а участники, которые ничем не смогут помочь на совещании, не будут отвлекать остальных.
2. Когда состоится собрание? — Дата и время. Когда будет проходить совещание, в котором часу начнется и когда должно закончиться? Если этого пункта не будет, участники не явятся вовремя, собрание затянется и рабочий график нарушится.
3. Каковы цель и смысл собрания? Зачем мы встречаемся? Каков общий смысл собрания и чего мы должны достичь? У совещания может быть несколько целей, но если нет ни одной, то встреча теряет всякий смысл.
4. Какие темы мы должны рассмотреть? Каким темам, вопросам или проблемам посвящено собрание? Перечислите их в повестке дня в том порядке, в каком они будут рассмат-
Глава 12. Продуктивные собрания
233 риваться. Кроме тем, включите в повестку введение и резюме, которые помогут вам начать собрание и закончить его подведением итогов.
5. Какие процессы будут применяться для рассмотрения каждой темы? Процесс описывает, как группа будет решать каждый вопрос от начала и до конца, и состоит из двух элементов:
• шаги, которые следует предпринять при работе с каждой темой или вопросом;
• сотрудники, которые будут принимать участие в решении этих вопросов па каждом этапе.
Чтобы проиллюстрировать процесс обсуждения, рассмотрим пример. Предположим, ваша команда работает над проблемой в сфере обслуживания клиентов. Часть сегодняшнего собрания посвящена поиску решения этой проблемы. Эта часть повестки дня может выглядеть таким образом.
Проблема с обслуживанием клиентов
L Пересмотр проблемы
A. Краткий обзор проделанной работы — презентация лидера команды
B. Другие комментарии — групповая дискуссия
II. Разработка решения
A. Техника "мозгового штурма" — участники собрания по очереди предлагают идеи по реиіению проблемы
B. Первичное обсуждение идей
1. Разъяснение. Участники называют идеи, нуждающиеся в пояснении, группа их обсуждает
2. Консолидация. Группа обсуждает, можно ли объединить и скомбинировать различные идеи
3. Отсеивание. Группа выясняет, можно ли некоторые идеи отсеять
4. Категоризация. Группа обсуждает, существует ли общая тема для некоторых идей, и если да, то группирует их в категории
»«ям»'»!»' I. ЛД»hfttliM^r^riaifaMHlCWii^lrtWW* no ¦ «т.
234 Часть IV. Уроки мастерства С. Оценка идей
1. Группа поочередно обсуждает достоинства каждой идеи
2. Группа сообща решает, какие идеи можно и нужно применить на практике с максимальной пользой
III. Движение к решению проблемы
A. Определение следующих шагов и действий — участники собрания высказываются по очереди
B. Утверждение следующих шагов и действий — групповая дискуссия и достижение консенсуса
Как видите, в процессе решения проблем группа получает ответы на вопросы "Что?" "Как?" и "Кто?" — "Над чем мы работаем, как мы будем работать и кто будет участвовать на каждом этапе". Четкий план действий помогает участникам сфокусировать свое внимание на значимой теме и позволяет высказаться всем заинтересованным лицам.
Другие пункты повестки дня, которые мо>кно добавить при необходимости
Возможно, вам захочется сделать пять названных пунктов повестки дня еще более структурированными. Если вы чувствуете, что нужно повысить дисциплину и активность участников, можно использовать инструменты из следующего перечня.
Специальная тема. Иногда совещания можно посвящать особым темам. В этом случае укажите данную тему сразу после названия группы участников.
Место проведения собрания. Когда команда все время проводит собрания в разных местах, необходимо сообщить, где именно будет проходить данное совещание.
