Деловые документы и правовые бумаги - Бабик С.П.
ISBN 966-032786-2
Скачать (прямая ссылка):
СТИЛЬ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Ми давно звикли до того, що ділова кореспонденція — цс здебільшого набір штампів і безбарвних фраз, за якими стоїть абстрактний «хтось» і «повідомляє про необхідність», «уклінно просить» чи «настійно рекомендує» звернути увагу на «вищезазначене» або «вимагає негайно» виконати «перелічене нижче».
Звичайно, ці словосполучення настільки часто вживаються у діловому листуванні, що насамперед спадають на думку, коли згадуємо про діловий лист. Але ні вони, ні кілька десятків інших канцеляризмів не визначають суті стилю, яким повинен бути написаний справжній діловий лист.
Ведення ділової кореспонденції — це справжнє мистецтво, осягнути таємниці якого вдається не кожному. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в «сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю». І з цим можна цілковито погодитись. Адже зазвичай автор ділового листа дбає передусім про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуває, що кореспонденція — не просто важлива частина бізнесу, але й обличчя ділового партнера. А якраз його за стандартними наборами фраз про постачання генераторів чи нагадуваннями про необхідність завершення будівельно-монтажних робіт і не видно! Хіба ж не прикро буває, коли після річного листування ви не маєте жодного уявлення про свого партнера, крім того, яку фірму він представляє, яку роботу для вас виконує чи скільки ще грошей йому залишилось сплатити за виконане вами замовлення? Ta й він, мабуть, знає про вас не більше.
Звичайно, тут не йдеться про те, що у ділових листах слід повідомляти анкетні дані і вимагати того самого у відповідь. Йдеться про інше, що, можливо, звучить дещо незвично: із тексту листа повинен вимальовуватися образ автора — на-
292
дійного партнера, чесного конкурента, постійного клієнта і т. ін. Кореспонденція має бути обличчям —- вашим чи вашої компанії. Обличчям настільки виразним і неповторним, щоб і не глянувши на підпис адресат знав, що це написали ви. Бо навіть ураховуючи, що лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні й тематичні рамки, при бажанні* й у ньому можна показати, що «за чорним чорнилом на білому папері також приховується особистість».
Отже, кілька традиційних і нетрадиційних порад і принципів, дотримуючись яких ви зможете досягнути бажаного.
• Будьте лаконічні Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Намагайтеся викладати інформацію чітко та по суті, без зайвих повторів та обтяжливих деталей. Саме такий лист характеризуватиме вас як досвідченого кореспондента, що цінує свій робочий час, не зловживає чужою увагою, досконало володіє мистецтвом письмового спілкування. Однак це не означає, що існує «цензура обсягу» і довгі листи є порушенням епістолярного етикету. Ніхто не закине вам пустослів’я і марнування паперу, якщо ви детально викладатимете важливу інформацію чи конкретизуєте факти, що безпосередньо стосуються справи. Інша річ, якщо ви вправлятиметеся у красномовстві, й напишете 10— 15 слів там, де можна обійтися трьома-чотирма. He забувайте, що стислість вважається сестрою таланту. Пишіть коротко і просто!
Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності вашої мови. Лаконічність викладу і одноманітність, безбарвність стилю — зовсім різні речі. Останнє — суттєвий недолік, якого при бажанні можна уникнути. Адже наша мова багата прикметниками та прислівниками — вони допоможуть позбутися сірості, невиразності, зробити офіційний лист дещо теплішим, навіть дружнім. Для прикладу візьмімо фразу: «Мені прикро, що наша зустріч не відбулася і Ви змушені були змарнувати свій час». Ввічливо? Так. Але водночас холодно і нейтрально. Якщо ж вам справді шкода, що трапилося і ви хочете пом’якшити ситуацію, додайте кілька прикметників і прислівників, як-от: «Мені дуже прикро, що наша довгоочікувана і така важлива зустріч не відбулася, а Ви змушені були згаяти свій дорогоцінний час». Обидва варіанти цілком прийнятні для ділового листа-вибачення. Але погодьтеся, що різниця у ставленні автора до адресата дуже відчутна.
293
• Стежте за логічністю та послідовністю викладу. Ще однією важливою запорукою успіху ділового листа є логічність та послідовність викладу. Стежте за розвитком думок та способом їх втілення на папері. He можна, щоб лист був хаотичним і непослідовним, інакше адресат навряд чи зрозуміє, з якою метою його писали. Основну увагу присвячуйте найсуттєвішому, а згодом при потребі переходьте до другорядного. Для цього можна скористатися такими висловами-зв’язками:
Позвольте также... Дозвольте також...
Пользуясь случаем, я хотел Принагідно я хотів би...
бы...
Одновременно хочу сказать... Водночас хочу сказати...
Кроме того... Крім того...
Пользуясь случаем, прошу При нагоді прошу Вас...
Вас...
Хочу также заметить, что... Хочу також зауважити, що...
Кроме того, выражаем свои Крім того, висловлюємо свої
сомнения относительно... сумніви щодо...
