Деловые документы и правовые бумаги - Бабик С.П.
ISBN 966-032786-2
Скачать (прямая ссылка):
1 Про оформлення дипломатичних листів див. розділ 2, п. 2.13.
301
З Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.
4. Службові листи друкуються на комп’ютері, передаються факсом Ширина поля з лівого боку — не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац із крайнього рядка — 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу
5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, телефонних номерів тощо. Позначки можна робити тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається.
6. У тексті не допускають виправлень, підчищень.
7. Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (із чорною прокладкою всередині) слід використовувати за призначенням.
8. Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції роблять олівцем або на окремих аркушах паперу, які прикріплюють.
9. Лист складають текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати.
10. Надсилаючи вітальні листівки, слід пам’ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка має містити хоча б кілька рядків, написаних відправником власноруч.
11. На телеграфний запит слід дати відповідь протягом З днів. На лист — до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3 днів повідомляють, що лист прийнято до відома, і дають остаточну відповідь протягом 30 днів.
Етикет листування вимагає:
Діловий лист слід писати на бланках фірми (організації), із вказаними реквізитами фірми-відправника (закладу).
Напис на конверті починають із «КОМУ», а далі «КУДИ». Адреса отримувача пишеться двічі: на конверті справа внизу і зліва вгорі — в листі. Ваша адреса є на конверті з лицьового боку чи на звороті вгорі.
Прізвище адресата пишуть з ініціалами: спочатку ініціали, а далі — прізвище. За правилами ввічливості перед ініціалами ставимо скорочення на зразок «П.» («Панові», «Пані») або «Панам».
У країнах арабського Сходу перераховують ряд імен пращурів — Ахмед ібн (син) Мухаммед ібн Хасан ібн Хуссейн або Фатіма бінт (дочка) Хасан тощо.
302
У більшості країн світу прийнято писати спочатку ім’я, а потім прізвище. Однак є винятки. У Китаї, наприклад, спершу вказують прізвище, а тоді ім’я. У Японії навпаки. В Угорщині ім’я пишуть після прізвища. Якщо до прізвища жінки додане закінчення «не», це означає, що вона заміжня: Іштване (чоловік — Іштван).
Адресат може мати титул або звання: граф, доктор, магістр тощо. У такому випадку замість «Панові» можна зазначити титул (звання), зокрема: Докторові Д. Сміту, Професору А,. Шульцу і т. ін. У всіх західноєвропейських країнах і в США в усному й письмовому звертанні опускати титули і звання вважається неввічливим. Однак конструкції «Пан + титул (звання) + прізвище» — вживають лише в Німеччині.
Слова «Пан» і «Пані» завжди скорочуються і ніколи не вживаються самостійно, без прізвища. А звання й титули (типу генерал, полковник, професор, президент) бажано писати повністю, особливо на конверті листа.
В Англії послуговуються ввічливим звертанням «Есквайр» (скорочено «Еск.» — «Esquire Esq»), яке ніколи не поєднуються із словом «Пан»: Джону Сміту, Еск.
У Франції, як і в Англії, дворянський титул адресата завжди зазначається в адресі, однак його не прийнято згадувати в тексті листа.
У США та Англії заміжні дами пишуть ім’я і прізвище свого чоловіка. А в адресі листів незаміжнім дамам завжди треба зазначати її ім’я.
При написанні адреси часто використовують скорочення, що позначають посаду чи звання адресата:
Ph. В. — бакалавр філософії
Ph. М. — магістр філософії
Ph. D. — доктор філософії
В. L. — бакалавр права (LL. В.)
LL. М. — магістр права
LL. D. — доктор права
В. S. — бакалавр природничих наук (В. Sc.)
М. S. — магістр природничих наук (М. Sc.)
Sc. D. — доктор природничих наук
А. В. — бакалавр гуманітарних наук
L. Н. D. — доктор гуманітарних наук
М. В. А. — магістр економіки управління
Mgr. — менеджер
asst. — асистент
303
ally
адвокат, повірений у справах
Eng. — інженер
CE — інженер-будівельник
FM — гірничий інженер
ME. — інженер-механік
OM — генеральний директор Dir — директор
Pres. — президент
Dr. — доктор
Prof — професор
VP — віце-президент
VC. — заступник голови
Esq. — есквайр
Якщо посада вашого кореспондента не очевидна із скорочення, поставленого перед прізвищем, то її треба вказати. Це роблять для того, щоб лист не був сприйнятий, як особистий, і в разі відсутності адресата його міг відкрити заступник. Якщо ви хочете надіслати лист особисто кореспонденту, то після прізвища слід зазначити «особисто» («Private» — Англія, «Personal» — США, «Confidential» — Англія, США).
Після цього треба написати назву фірми, де працює адресат, потім зазначити її поштову адресу: номер будинку, назву вулиці (саме у такому порядку!). Завершують адресу назва міста, штату (графства, кантона і т. ін.), поштовий індекс і країна:
