Деловые документы и правовые бумаги - Бабик С.П.
ISBN 966-032786-2
Скачать (прямая ссылка):
Отже, два доволі суперечливі погляди: дотримання офіційних канонів, з одного боку, і «стилістична відлига» аж до використання гумору та «магічних» слів, з іншого.
Спробуймо знайти раціональне зерно. При веденні ділового листування не слід забувати, що це все-таки документи. Отже, вони мають бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист — це особливий вид документації, що відрізняється від протоколу, наказу чи розпорядження. Це письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи в ньому варто обмежуватися лише холодно-стандартними фразами. Зрештою, вибір повинні зробити саме ви — залежно віх мети листа, близькості вашого знайомства з адресатом або
296
необхідності зберегти субординацію. Перед вами широкий простір для творчості, стежте тільки за тим, щоб усе в листі було доречним.
Отже, кілька рекомендацій від Рона Теппера.
«Лист, написаний із почуттям гумору, — стверджує маркетолог, — може завоювати для Вас майбутнього клієнта. Він покаже, що автор листа — жива людина, приємна і чуйна, зовсім не бюрократ і не мішок із грішми та кам’яним серцем».
Безперечно, нам такі рекомендації видаються дещо дивними. Адже ми звикли до того, що ділове листування — річ серйозна і відповідальна, яка не має нічого спільного з виявами гумору.
Отже, розгляньмо приклад, пропонований Роном Ten-пером.
І Шановний Едуардо, І
Якщо я правильно зрозумів, Ви хочете поновити свою позику у нас. Мої припущення щодо цього підтвердилися, однак я не відчуваю жодної радості від усвідомлення власної геніальності.
Підпишіть, будь ласка, ці документи і відішліть їх на нашу адресу.
І__ (monucj _і
Спробуймо уявити цей лист у більш звичному для нас варіанті:
Г “І
« Шановний_________________________________________, 1
Підтверджую отримання Вашого листа від
(дата)
у якому Ви просите поновити позику.
У відповідь повідомляю, що ми вирішили задовольнити Ваше прохання.
Прошу підписати необхідні документи і відіслати їх на нашу адресу.
З повагою______________
І__ (підпис) _І
Незважаючи на те, що обидва листи написані на одну тему, вони помітно відрізняються стилем написання і — як наслідок — мірою впливу на адресата. Відчувається, що автор першого листа — не лише досвідчений банкір, але й чуйна, добра, і життєрадісна людина. Йдеться, звісно, не про легко-
'¦Ю'7
важність чи несерйозність, а про фахову комунікабельність.
І якщо цей лист сприймається легко, з приємністю, то друга (за стилем більш звична для нас) відповідь не викликає жодних емоцій, крім хіба що вдячності за поновлення позики.
Безперечно, демонстрування вишуканого, тонкого гумору — не самоціль у діловому листуванні. Але якщо ви вирішили скористатися порадою Рона Теппера і наважилися спробувати, варто остерігатися, щоб не переступити хисткої межі між сучасним стилем спілкування та непрофесійністю. Адже вміло, доречно вживаючи гумор, ви можете привернути увагу, завоювати довіру адресата, переконати його у своїй неординарность При цьому важливо не втратити почуття міри і добре зважити ситуацію: кому і з якого приводу надсилається лист, наскільки близько ви знайомі з адресатом тощо. Так, наприклад, недоречними будуть вияви гумору у листах до спонсорів, представників влади, особисто не знайомих вам партнерів чи клієнтів та ін., та ще й коли ви, скажімо, презентуєте свою фірму, уточнюєте пункти угоди чи обґрунтовуєте необхідність проведення благодійного вечора. Інша річ, якщо ви звертаєтесь до постійного клієнта, колеги чи давнього партнера — дещиця вишуканого гумору не завадить, а ваші добрі стосунки можуть стати ще кращими.
Кілька порад про те, як закінчити ділового листа.
• Завершальні речення тексту також можуть бути різними — їх зміст залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, ви можете повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу:
Еще раз благодарим Вас... Ще раз дякуємо Вам...
Позвольте еще раз поблаго- Дозвольте ще раз подякувати
дарить Вас... Вам...
Хотим еще раз выразить ис- Хочемо ще раз висловити
креннюю признательность... щиру вдячність...
Благодарю за помощь Дякую за допомогу
• Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення сподівання, надії:
Надеемся, что договорен- Сподіваємося, що домов-
ность будет взаимовыгодной леність буде взаємовигідною
Надеемся, что предлагаемые Сподіваємось^ що запропо-
изменения в проекте согла- новані зміни у проекті угоди
шения не вызовут суще- не викличуть суттєвих запе-
ственных возражений речень
298
Надеемся, что наше предложение Вас заинтересует
Думаем, что в будущем сможем бьггь полезными для Вас Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество
Надеемся на установление тесных контактов между нашими фирмами
Надеюсь, Вы понимаете сложность ситуации и примете необходимые меры для исправления этого критического положения
Надеюсь вскоре лично встретиться с Вами
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время
