Человеческий фактор. Том 4 - Сальвенди Г.
ISBN 5-03-001814-Х
Скачать (прямая ссылка):
Хранение данных. Назначение системы хранения данных состоит в обеспечении быстрых записи и поиска информации. Такие системы могут быть замкнутыми, если в них кодируются как положение информации, так и сама информация, либо открытыми, если кодируется лишь положение информации [1].
Преимуществами электронных систем хранения данных являются быстрый доступ к информации, уменьшение частоты ошибок при сортировке данных, лучшее использование емкости накопителей информации за счет их совместного использования и освобождение пространства в рабочих помещениях [1]. За* траты на размещение обычных карточек велики и составляют
ЧФ в АУД
393
от 85 до 270 долл. за квадратный метр площади в месяц. Считается, что объем носителей данных при переходе к электронным системам уменьшается примерно в 300 раз. Однако при разработке электронных систем нужно учитывать потребности пользователей. Одна из возникающих при этом проблем состоит в выборе такой организации хранения данных, которая позволяла бы легко проводить поиск. Для этого требуется создать удобную систему указателей, при разработке которой нужно исходить из того, каким образом организуют хранение информации люди. Было проведено несколько исследований, в которых пытались построить модель поведения человека при решении задач поиска и организации информации и разработать систему хранения информации, принцип действия которой соответствовал бы деятельности человека [27]. Задача разработки такой системы очень сложна, поскольку способы организации хранения информации разнообразны, а некоторые из них очень специфичны. Изучались [40] способы, применяемые работниками для организации хранения информации на рабочем столе, и обнаружено, что многие испытывают затруднения при классификации информации, и это заставляет их отказываться от хранения такой информации. Установлено также, что важной функцией рабочего стола является напоминание [40]. Большая часть информации, находящейся на рабочем столе, должна заставлять человека о чем-то вспоминать. Поэтому и электронные системы хранения информации должны обеспечивать такую возможность. Для разработки системы с этой функцией нужно понимать, как человек разрабатывает свое ежедневное расписание, а также представлять механизмы забывания и хранения информации.
В целом же электронные системы хранения данных находятся еще на начальном этапе своего развития. Многие из этих систем громоздки и сложны. Кроме того, многие пользователи не решаются использовать существующие электронные системы из-за опасения потерять информацию при возникновении неисправностей. Большая часть этих опасений связана с недостаточным пониманием устройства системы и указывает на неправильное обучение.
Принятие решений. Развитие средств автоматизации для руководителей и специалистов с целью повышения эффективности их работы стало главной задачей АУД недавно. Эта задача представляет значительную трудность для создателей автоматизированных систем, поскольку работа руководителей и специалистов очень специфична и плохо структурирована. Значительная часть функций разрабатываемых систем такого рода состоит в обеспечении принятия решений. Работникам, принимающим решения, нужен простой и быстрый доступ к самым
394 Глава 10
разнообразным, постоянно обновляющимся базам данных. Поэтому одним из наиболее важных вопросов применительно к автоматизированным системам является организация базы данных, которая позволяла бы работникам иметь доступ к необходимой им информации [57].
Системы управления базами данных. В большинстве учреждений для выполнения как рутинных операций, так и сложных работ требуются разнообразные базы данных. Базы данных бывают внешние, к которым возможен доступ через сети, и внутренние, которые существуют внутри учреждения. Одна из трудностей использования баз данных состоит в том, что они обычно разрабатываются независимо и для вполне определенных приложений. Данные часто оказываются фрагментированными и несовместимыми по формату. В результате этого доступ служащих к информации затруднен, а файлы и записи часто хранятся в нескольких экземплярах, что неэффективно [57].
Для решения этих проблем были созданы системы управления базами данных (СУБД). Такими системами охватываются [57]:
а) пользователи, обращающиеся с запросами на обработку данных (чтение, модификацию, добавление или удаление);
б) программы для поиска, записи и модификации данных;
в) прикладная программа, порождающая коды для выполнения запросов пользователей;
г) управление информационными ресурсами путем составления описаний данных и контроля доступа пользователей.
В настоящее время несколько СУБД построено и на персональных компьютерах. К их числу относятся Sector V, dBase II и QSORT. Важным аспектом применения таких систем является разработка программного обеспечения для обработки данных. Ключевым требованием является простота использования, поскольку базы данных должны быть доступны пользователям с самым разным уровнем технической подготовки. Особенно это важно для руководителей, которые зачастую просто не имеют времени для обучения новым навыкам, поэтому для использования системы должно быть достаточно минимального объема обучения.
