Акофф о менеджменте - Акофф Р.
ISBN 5-318-00286-2
Скачать (прямая ссылка):
Мораль: до тех пор пока не будет создана пояснительная модель процесса решения и поведения рассматриваемой системы, точно определить необходимую для принятия решения информацию невозможно. Информационная система есть часть системы управления, и условием ее дизайна является понимание природы управляемой системы и соответствующих принципов менеджмента. Маловероятно, что вы встретите такое понимание среди тех, кто обычно проектирует УИС.
Если менеджерам предоставят необходимую информацию, качество принятия решений улучшится
Даже если мы допускаем, что менеджеры могут не знать, какая именно информация им нужна, несомненно, ее наличие существенно облегчило бы жизнь управленца. Ho такое допущение далеко не всегда оказывается справедливым. Рассмотрим в качестве примера простейшую производственную задачу. Предположим, нам необходимо произвести десять изделий. Мы располагаем двумя станками; время обработки каждого изделия на каждом станке составляет M1 и M2. Изделия сначала поступают на M1, а затем на M2- Задача состоит в том, чтобы найти такой порядок выпуска, при котором время производства является минимальным. Достаточно просто. Вся необходимая для решения задачи информация представлена в табл. 21.1.
Несмотря на то что эта задача является намного более простой, чем большинство возникающих в процессе управления производством проблем, и мы обладаем всей необходимой информацией, правильно решить ее смогут очень немногие менеджеры. Например, простой перебор вариантов здесь неприменим, так как их число составляет ни много ни мало
Глава 21. Дизайн управленческих систем
361
Таблица 21.1. Задача на последовательность производства
Время, требуемое для обработки, мин
Номер изделия Mл M2
1 7 18
2 3 13
3 12 9
4 14 5
5 20 8
6 4 16
7 2 20
8 9 15
9 19 1
10 6 13
3,5 млн. И тем не менее задачу можно решить за минуту, если вы знаете, как это сделать.
Возьмем изделие с наименьшим в табл. 21.1 значением (номер 9). Поскольку значение 1 мин находится в правом столбце, поместите изделие 9 в конец последовательности и вычеркните в таблице строчку 9. Возьмем изделие с наименьшим оставшимся значением: номер 7 и значение 2 мин. Поскольку 2 находится в левом столбце, поместите изделие первым в последовательности и вычеркните строчку 7 в таблице. Возьмем изделие с наименьшим оставшимся значением: номер 2 и значение времени 3 мин. Поскольку 2 находится в левом столбце, поместите изделие вторым в последовательности и вычеркните строчку 2 в таблице. Продолжаем вписывать слева для левого столбца, а справа для правого столбца до тех пор, пока все изделия не станут по порядку. В случае равенства можно выбрать любое.
Смысл примера состоит в том, что если мы знаем, как использовать требующуюся для решения задачи информацию, мы можем либо составить компьютерную программу, либо обучить ее решению любого сотрудника. He стоит тратить время менеджера попусту. Если мы не знаем, как решить задачу, поможет ли нам обладание релевантной информацией?
362
Часть NI. Применения
Большинство проблем менеджмента имеют слишком много возможных вариантов решения, чтобы ожидать, даже при наличии всей полноты информации рационального или интуитивного выбора, лучшего из них. Более того, когда мы имеем дело с вероятностями (а встречаются они постоянно), неуправляемый ум не способен правильно оценить их. Имеется множество вероятностных проблем, с решением которых чистая интуиция справляется очень плохо; например, каковы реальные шансы того, что по крайней мере двое из двадцати пяти выбранных наугад лиц родились в один и тот же день в году? Они более чем равные.
Мораль: если менеджеры не знают, как использовать необходимую им информацию, то ее поступление лишь увеличивает информационную перегрузку. Если они знают, как использовать имеющиеся данные, они могут научить кого-либо применять ее в интересах менеджера. Это отнюдь не означает, что менеджеры, которые не знают, как использовать необходимую для решения проблемы информацию, вообще в ней не нуждаются. Для решения проблем необходима та информация, которая позволит им лучше справиться с проблемами, чем без нее. Для того чтобы определить характер такой информации, могут потребоваться эксперименты. Поэтому для построения способной к совершенствованию информационной системы ее необходимо включить в систему управления, которая позволяет менеджеру обучаться тому, в чем он испытывает потребность. Иначе он обречен на требования и получение существенно больших, чем ему необходимо, объемов информации.
Больше коммуникаций — выше результаты
Одной из характеристик большинства УИС является то, что они предоставляют менеджерам дополнительную информацию о действиях других управленцев и организационных единиц. Обычно интенсификация информационного обмена между частями организации рассматривается как позитивное явление; утверждается, что менеджеры получают возможность улучшения координации своей деятельности и повышения об-
Глава 21. Дизайн управленческих систем
363
щей производительности. Ho данное утверждение не только не всегда является верным, оно оправдывается, скорее, в исключительных случаях. Вряд ли можно ожидать, что две конкурирующие компании, получив дополнительную информацию друг о друге, будут больше сотрудничать. Данная аналогия не является столь уж натянутой, как это можно было бы предположить. Иногда между частями одной корпорации возникает более острая (и, чему мы не раз были свидетелями, гораздо менее этичная), чем между двумя компаниями конкуренция. Возможные последствия предоставления различным частям корпорации дополнительной информации друг о друге раскрываются в следующем примере, который является упрощенным изложением реального случая. Речь идет об универмаге и выполнении двух его функций: закупок и продаж, осуществлявшихся соответствующими отделами. Отдел закупок контролировал объем и виды приобретаемых товаров и почти ничего более, поскольку в условиях конкуренции выбор брендов в значительной степени ограничен. Он обычно закупает товары в количествах, обеспечивающих максимальные скидки, а следовательно, не имеет возможности жестко контролировать цены приобретения. Перед этим отделом была поставлена задача уменьшения, насколько возможно, складских запасов и в то же время более полно удовлетворять покупательский спрос.
