Акофф о менеджменте - Акофф Р.
ISBN 5-318-00286-2
Скачать (прямая ссылка):
Большинство из испытавших на себе информационные перегрузки хорошо знают, что когда объем информации превышает определенную величину, точку перенасыщения, наши способности к ее «перевариванию» резко уменьшаются. Нас покидает вера в нашу способность справиться с ней, и мы отказываемся от дальнейших попыток. Чем больше информации мы получаем сверх точки перенасыщения, тем меньше мы ее используем. Ричард Мейер показал, что аналогичным образом ведут себя и социальные институции.
Если нам не удастся уменьшить испытываемую менеджерами информационную перегрузку, вряд ли мы должны ожидать, что любая дополнительная информация, предоставляемая УИС, будет эффективно использована. Необходимость фильтрования очевидна, но в процессе дизайна УИС она почти повсеместно игнорируется. В то же время давно созданы и применяются на практике различные профильные компью-
358
Часть NI. Применения
терные процедуры фильтрования. Детальное описание каждой такой системы можно найти у Р. Акоффа, Т. Кауана и др. (Ackoff, Cowan, etal., 1976).
Даже релевантные документы обычно слишком длинны. Большинство из них могут быть существенно сокращены без ущерба для содержания. Рассмотрим небольшой эксперимент, который мы с коллегами несколько лет назад провели с литературой но исследованиям операций. Используя список хорошо известных экспертов, мы отобрали четыре недавно опубликованные статьи, уровень которых каждый эксперт из списка оценил как превышающий средний, и четыре статьи, единодушно отнесенные к уровню ниже среднего. Авторов этих восьми статей, попросили (не сообщая им об оценке их работ) подготовить объективные тридцатиминутные материалы для экзаменов и дать ответы на их вопросы. Мы сообщили им, что собираемся предоставить студентам-выпускникам возможность прочесть статьи и оценить их способность понять основные идеи авторов. После подготовки экзаменационных материалов нескольких профессиональных авторов, пишущих на научные темы, попросили сократить все статьи до двух третей, а затем до одной трети первоначального их объема, убирая целые части. Plx также попросили подготовить краткое резюме каждой статьи. Мы не показывали профессионалам подготовленные авторами статей материалы.
Затем была выбрана группа студентов-выпускников, которые ранее не читали отобранных нами статей. Каждому из них дали случайную подборку из четырех статей: одну первоначальной длины, одну, сокращенную на треть, одну, сокращенную на две трети, и одну в виде резюме. Каждый вариант статьи прочитали двум студентам. Затем всем раздали одинаковые материалы и сопоставили полученные средние результаты.
Для статьей, качество которых оценивалось как превышающее средний уровень, существенной разницы в средних экзаменационных оценках для студентов, которые прочли 100%, 67 и 33% текстов, не наблюдалось. У тех же, кто познакомился только с резюме, средние экзаменационные оценки оказались значительно более низкими. Следовательно, даже хорошо написанный материал можно без существенного
Глава 21. Дизайн управленческих систем
359
ущерба для содержания сократить по крайней мере на две трети.
По статьям, качество которых было определено как недостигшее среднего уровня, мы так же не отметили существенной разницы в средних экзаменационных оценках студентов, прочитавших 100%, 67 и 33% текста. Однако у тех, кто прочел только резюме, средние оценки оказались значительно более высокими. Таким образом, напрашивается вывод о том, что оптимальная длина некачественного материала равна нулю.
Поэтому кажется очевидным, что фильтрование текста с целью отбора релевантной информации и сжатие отобранного должны стать существенной частью УИС и что такая система должна обладать способностью обрабатывать как запрашиваемую, так и незапрашиваемую информацию.
Менеджерам необходима информация, которую они хотят получить
Большинство дизайнеров УИС определяют необходимую менеджерам информацию исходя из результатов опроса потребителей. Данный подход основан на предположении о том, что менеджеры знают, какая информация им требуется.
Для того чтобы менеджеры знали, в какой именно информации они нуждаются, (1) они должны представлять себе каждый вид решений, которые им предстоит принять, и (2) они должны иметь адекватную модель для каждого вида решений. Второе условие, если не первое, удовлетворяется весьма редко. Талант хорошего менеджера заключается в его способности эффективно управлять системой, которую он полностью не понимает. Совершенно прозрачная система не нуждается в применении мастерства менеджера; для управления ею достаточно квалификации понимающего принципы ее функционирования ученого или «запрограммированного» ученым клерка.
В науке давно известно, что чем меньше мы знаем о чем-то, тем больше переменных требуется нам для его объяснения. Поэтому менеджер, которому задают вопрос о необходимой ему для контроля над тем, чего он полностью не понимает, информации, осторожничает и в максимальной степени завы-
360
Часть NI. Применения
шает объемы данных. Проектировщик УИС, который понимает систему еще хуже, чем менеджер, удваивает коэффициент безопасности и пытается все предусмотреть. В результате имеет место перегрузка информацией, большая часть которой является иррелевантной. Чем больше перегрузка, тем меньше вероятность того, что менеджер сможет извлечь и использовать содержащуюся в ней релевантную информацию.
