Акофф о менеджменте - Акофф Р.
ISBN 5-318-00286-2
Скачать (прямая ссылка):
В обязанности каждой единицы входит определение того, где и как должны разрешаться идентифицированные таким
Глава 21. Дизайн управленческих систем
355
образом проблемы. Они могут быть направлены единице высшего уровня, определенным единицам низших уровней или одному из них, включая инициатора процесса. Данная процедура способствует снижению вероятности попыток решения проблемы исключительно на уровне проявления симптомов.
На этих советах возможно обсуждение решений проблемы, затронувших единицы, находящиеся выше и ниже уровня ее возникновения. Таким образом, обеспечивается осознание решающей проблемы единицей последствий, которые ее действия будут иметь для сопряженных единиц (верхнего и нижнего уровней). Кроме того, последние получают предупреждения о предстоящем решении и его возможных последствиях, что открывает возможности упреждающей адаптации.
Заслуживает внимания еще один аспект создания системы управления. Нередко возникает возможность использования эффекта масштаба (одно лицо или группа лиц могут выполнять одну и ту же функцию для ряда различных систем управления). Каждую из изображенных на рис. 21.1 функций, за исключением функции принятия решений, можно объединить полностью или частично для всех организационных единиц.
Описанная здесь система управления была предназначена для обеспечения менеджмента в способной научиться умению обучаться и адаптироваться организации. Мы представили схематичную и обобщенную конструкцию; следовательно, она позволяет создавать множество вариантов системы. Одна из конструкций такого рода должна быть включена в идеализированный дизайн любой системы. Ни одна организация не способна эффективно строить будущее, если ее руководство не способно к постоянному повышению результатов деятельности как в турбулентной, так и в стабильной внешней среде.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДСИСТЕМА
Интерес работающих в области информатики менеджеров и ученых к управленческим информационным системам (У ИС) очевиден. В самом деле, многие рассматривают УИС как панацею от управленческих проблем всех видов. И энтузиазм в отношении таких систем можно понять. Они вовлекают ме-
356
Часть III. Применения
неджеров и разработчиков информационных систем в романтические отношения с самым обаятельным устройством нашего времени, компьютером. В то же время у многих из нас есть ощущение некоторой неумеренности восторгов.
Вопреки создаваемому неумеренной пропагандой УИС впечатлению относительно немногие из них оправдали ожидания практикующих менеджеров и организаций. В то же время, если бы дизайнеры таких систем отказались от некоторых широко распространенных ошибочных и обычно неявных допущений, им удалось бы избежать многих как долго-, так и краткосрочных неудач. Мы имеем в виду следующие пять допущений.
Менеджеры испытывают острую потребность в более релевантной информации
Большинство проектов УИС основаны на предположении о том, что одной из самых острых проблем управленческой деятельности является недостаток релевантной информации. На первый взгляд данный-тезис представляется очевидным. Ho ответ на вопрос о том, способствовало бы наличие такой информации существенному повышению практических результатов, далеко не однозначен. Мой опыт подсказывает, что эффективность труда многих менеджеров вряд ли возрастет, так как даже теперь они страдают от избытка иррелевантной информации. Данное положение требует объяснений.
Во-первых, отметим, что последствия смещения центра внимания в УИС с увеличения объема релевантной информации к его уменьшению будут весьма серьезными. Обычно когда говорят об обеспечении релевантной информации, то внимание сосредоточено почти исключительно на проблемах генерирования, хранения, поиска и обработки данных, когда идеал — их бескрайнее «море», в которое вы изредка запускаете «сети» и вытаскиваете на «берег» требуемую информацию. На практике же вы, скорее, захлебнетесь в его информационных волнах.
Если, напротив, представляется, что проблема управленческой информации возникает главным образом (но не ис-
Глава 21. Дизайн управленческих систем
357
ключитєльно) из-за переизбытка иррелевантной информации, то тогда двумя наиболее важными функциями У ИС будут фильтрование и сжатие информации. В литературе по УИС редко ссылаются на эти функции или на то, как они могут быть исполнены.
Большинство менеджеров получают больше информации, чем они способны «переварить», даже если они отдадут попыткам ее «проглотить» все свое рабочее время. Они уже страдают от информационных перегрузок. Следовательно, их главная задача — отделить релевантную информацию от иррелевантной и найти существенное в первой. Каждую неделю я получаю материалы, чтение которых заняло бы более 60 часов, и большинство менеджеров, которых я знаю, получают не меньше. Из этого количества больше половины остается невостребованной. Несмотря на это, очень немногие УИС предусматривают обработку таких документов.
Я своими глазами видел компьютерную распечатку ежедневного отчета о состоянии запасов на 600 страниц, который получают многие менеджеры одной из корпораций. Еще я видел на столах у менеджеров кипы накопленных требований на крупные инвестиции. Большинство менеджеров, кроме того, каждый день получают как минимум один журнал и две газеты.
