Научная литература
booksshare.net -> Добавить материал -> Этика -> Роббинз С. -> "Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами" -> 189

Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.

Роббинз С. , Хансейкер Ф.Л. Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами — М. : Вильямс, 2007. — 464 c.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка): treningdelovogoobshen2007.djvu
Предыдущая << 1 .. 183 184 185 186 187 188 < 189 > 190 191 192 193 194 .. 195 >> Следующая


1. Составляйте электронное письмо по существу.

2. Отвечайте на все заданные вам в письме вопросы и старайтесь предугадать возможные.

3. Не допускайте орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

4. Обращайтесь к получателю лично.

5. Для составления часто отправляемых ответов используйте шаблоны.

6. Отвечайте на электронные письма сразу.

7. Не прикрепляйте к письму ненужные файлы.

8. Придерживайтесь правильной структуры и плана электронного письма.

9. Не злоупотребляйте опцией "очень срочно".

10. Не пишите ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

И. При обмене посланиями сохраняйте ветвь дискуссии.

12. К письмам добавляйте предупреждения об отсутствии ответственности.

13. Перечитывайте электронное письмо, прежде чем отправить его.

14. Не злоупотребляйте опцией ОТВЕТИТЬ ВСЕМ.

15. Почтовое отправление: используйте поле Bcc или соединяйте письма.

16. Будьте осторожны с употреблением аббревиатур и эмотикона.

17. Будьте осторожны с форматированием текста письма.

18. Будьте осторожны со сложным [в отношении полиграфии] текстом и HTML-сообщениями.

19. Не отправляйте писем, передающихся по цепочке.

20. Не запрашивайте автоматическое уведомление о получении письма.

21. Не просите вернуть вам письмо.

22. Не отправляйте копию письма или прикрепленного файла, не получив на то разрешения отправителя.

23. Не используйте электронную почту для обмена конфиденциальной информацией.

24. В поле Тема указывайте значимую информацию.

25. Используйте активный залог, а не пассивный.

26. Не помечайте письма как СРОЧНОЕ или ВАЖНО!

27. Не стройте слишком длинных предложений.

28. Не отправляйте и не распространяйте электронные письма, содержащие клевету, дискредитирующую информацию, оскорбления, расистские выпады или вульгарные замечания.

29. Не отправляйте лжевирусы.

30. Обращайтесь к получателю в нейтральном тоне.

31. Не отвечайте на спам.

32. Используйте поле сс лишь при действительной необходимости. 441 ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Электронный этикет

Составляйте электронное письмо по существу

Пусть ваше электронное письмо будет не длиннее, чем это необходимо. Не будьте многословны. Помните, что прочитать слишком продолжительное электронное послание труднее, чем рукописное письмо.

Отвечайте на все заданные вам в письме вопросы и старайтесь предугадать возможные вопросы

В электронном письме следует ответить на все заданные вам вопросы и постараться предугадать возможные. Не ответив на вопросы собеседника, вы получите от него новое письмо, в котором почти наверняка окажутся неточности. Это не только чревато пустой тратой времени, но и вызывает негативные эмоции. Более того, если вы сумеете предугадать возможные вопросы и ответить на них, собеседник будет благодарен вам и польщен эффективностью сотрудничества с вами и вашей предусмотрительностью .

Не допускайте орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок

Это важно не только потому, что искажение речи ухудшает впечатление о вас, но и потому, что, только соблюдая правильную орфографию, грамматику, стилистику и пунктуацию, вы можете быть уверены, что адресат получил и воспринял ваше сообщение в неискаженном виде. Даже такая, казалось бы, незначительная погрешность, как пропуск знаков препинания, затрудняет чтение электронного письма, а в некоторых случаях может нарушить его смысл. Если в вашей почтовой программе есть функция проверки орфографии, почему бы ею не воспользоваться?

Обращайтесь к получателю лично

Мало начать письмо с личного обращения к получателю; важно позаботиться также и о том, чтобы все его содержание было личностно-ориентированным. Неудивительно, что эффективность автоответов невысока. Однако использование шаблонов может оказаться полезным (см. следующее правило).

Для составления часто отправляемых ответов используйте шаблоны

Вы можете получать множество однотипных запросов, например как добраться до вашего офиса или как заполнить бланк документации. Сохраните соответствующие ответы в качестве шаблонов и просто вставляйте их в свои письма в случае необходимости. Вы можете сохранять шаблоны в формате документа Word или собственно шаблона ответа на электронное письмо. Лучше всего делать это с помощью специальной программы Reply Mate for Outlook (на Web-сайте www. replymate. com вы можете скачать 10 таких шаблонов бесплатно). 442 ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Электронный этикет

Отвечайте на электронные письма сразу

Одно из преимуществ электронной почты — возможность обмениваться посланиями практически в реальном времени. Отправляя электронные письма, люди рассчитывают получить быстрый ответ (в противном случае прибегают к обычному письму или факсовому сообщению). Поэтому старайтесь отвечать на электронные письма по крайней мере в течение суток с момента их получения, а лучше — до конца рабочего дня. Если ответ на электронное письмо займет у вас много времени, отправьте хотя бы уведомление о прочтении (составленное лично) и обещание ответить. Это жест вежливости по отношению к отправителю.
Предыдущая << 1 .. 183 184 185 186 187 188 < 189 > 190 191 192 193 194 .. 195 >> Следующая

Реклама

c1c0fc952cf0704ad12d6af2ad3bf47e03017fed

Есть, чем поделиться? Отправьте
материал
нам
Авторские права © 2009 BooksShare.
Все права защищены.
Rambler's Top100

c1c0fc952cf0704ad12d6af2ad3bf47e03017fed