Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка):
По возможности последние пять минут совещания (или около того) уделите обмену мнениями о том, насколько успешным оказалось совещание. Хотя большинство менеджеров неохотно высказывают критику в свой адрес, такая практика благотворно влияет на процесс принятия решений в группе. Поделиться своими впечатлениями от совещания лучше сразу после его завершения. Вы же постоянно оцениваете эффективность других менеджерских техник; почему бы не применить те же самые критерии к совещаниям?
Выводы относительно ключевых навыков проведения совещаний
Знания, касающиеся проведения групповых совещаний, можно представить как определенные типы поведения, которые следует освоить каждому менеджеру. Двенадцать наиболее важных перечислены ниже.
1. Подготовка повестки дня. Определите цели совещания и решения, которые необходимо принять. Исходя из задач совещания, выберите сотрудников, участие которых в совещании наиболее целесообразно. Составьте повестку дня. 308 ЧАСТЬ V. Управление командами
2. Заблаговременное (до совещания) уведомление участников о повестке дня.
Чтобы удостовериться в том, что определенные вами участники явятся на совещание, а также проведут подготовительную работу, заблаговременно сообщите им о запланированном мероприятии и предоставьте повестку дня. Что означает "заблаговременно"? Однозначного ответа нет; это зависит от масштабов предполагаемых подготовительных работ, важности совещания и того, является ли оно единичным (созываемым из-за внезапно возникшей проблемы; в этом случае его придется повторить лишь в аналогичных обстоятельствах) или регулярным (скажем, проводится каждый понедельник в 8:30).
3. Предварительные консультации с участниками. Не следует ожидать от неподготовленных участников полноценного участия в совещании; поэтому ответственность за их подготовку возлагается на организатора и руководителя совещания. Какие им необходимо предоставить сведения? Имеют ли они доступ к соответствующим ресурсам? Если нет, как вы можете им помочь?
4. Открытое обсуждение и уточнение повестки дня (в начале совещания). Первое, что вам следует сделать после открытия совещания, — предоставить участникам повестку дня и позволить ее уточнить и доработать. Проясните вопросы, входящие в повестку дня. Ваша цель — добиться от участников принятия повестки дня.
5. Установление временных рамок совещания и сообщение их участникам. Совещание следует вовремя начинать и заканчивать [9]. Ответственность за соблюдение временных рамок также возлагается на вас.
6. Поддержание дискуссии в нужном ключе. Председатель совещания задает направление всей дискуссии; он следит за тем, чтобы обсуждение было по существу и не нарушалось внезапными вмешательствами, не имеющими отношения к теме высказывания [10]. Заметив, что участники совещания отклоняются от темы, председатель возвращает обсуждение в нужное русло. Аналогично: не следует позволять одному или нескольким участникам монополизировать дискуссию или оказывать на других людей давление. Подходящие превентивные меры варьируются от пристального взгляда, приподнятой брови или других невербальных жестов или мимики до директивных указания, таких, как активное вмешательство в ход дискуссии или запрет на высказывания кому-то из участников.
7. Побуждение всех присутствующих на совещании к активному участию. Чтобы повысить эффективность совещания, направленного на решение проблем, необходимо побуждать к активному обсуждению каждого из участников. Сдержанных и замкнутых следует вызывать на разговор и добиваться того, чтобы услышать их мнения.
8. Установление необходимого и достаточного уровня контроля над обсуждением. Стиль лидерства может варьироваться от авторитарного и доминирующего до попустительского. Эффективный руководитель искусно балансирует в этих широких пределах: по необходимости оказывает давление или остается пассивным.
9. Поддержка расхождения во взглядах. Вам следует поддерживать все точки зрения, критическое мышление и конструктивное противостояние между участниками. Ваша цель — стимулировать их творческий подход и учитывать желание членов группы как можно скорее достигнуть консенсуса. ГЛАВА 15. Проведение совещаний 309
10. Пресечение переходов на личности. Эффективное совещание характеризуется критикой идей, а не взаимными нападками участников. Во время проведения совещания следует решительно пресекать переход на личности и любые формы словесных оскорблений.
И. Демонстрация навыков эффективного слушания. Модель освоения навыков эффективного слушания представлена в главе 5. Эффективное слушание снижает риск возникновения непонимания, улучшает ход дискуссии и качество критического оценивания идей. Даже если остальные участники совещания не владеют указанными навыками, вам, как председателю, не следует пренебрегать ими.
12. Правильное завершение совещания. По завершении совещания следует подвести итоги и перечислить достижения группы. Также целесообразно наметить план действий для участников и распределить между ними ответственность (особенно если на совещании были приняты решения) [И].
