Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка):
Избегайте искушения просто перечислить пункты повестки дня, ведь другие участники могут внести полезные дополнения или уточнения, а также предложить иной, более актуальный взгляд на заявленные вами проблемы. Некоторые из ваших планов присутствующие могут встретить в штыки, но вы рискуете об этом не узнать, если не заявите, что повестка дня подлежит уточнениям. Чем больше участники совещания обсуждают цели и задачи встречи, тем больше они будут вовлечены в наполнение ее конкретным содержанием.
Итак, начальное обсуждение позволяет сплотить участников совещания, очертить релевантные вопросы и исключить из повестки дня пункты, не имеющие отношения к делу.
Побуждение участников к решению проблем. Как формальный лидер совещания вы можете применить широкий спектр техник, чтобы поддерживать группу участников в "рабочем режиме". Ваша формальная власть позволяет оказывать значительное влияние на действия участников. Зачастую всего лишь одного взгляда, простого замечания или даже приподнятой брови достаточно для того, чтобы осудить или похвалить поведение кого-либо из участников.
Возможно, ваше главное оружие — это ваш собственный стиль участия в дискуссии; если вы взвешенно подходите к предоставляемой информации, опираетесь на подтвержденные факты, приемлете конструктивную критику и не допускаете перехода на личности, остальные участники совещания в большинстве случаев последуют вашему примеру. По ходу дискуссии старайтесь обсуждать разные точки зрения примерно в равном соотношении. Не позволяйте доминировать нескольким участникам, в то время как другие будут отмалчиваться. Заметив такой перекос в обсуждении, открыто поинтересуйтесь мнением самых пассивных участников, попросите их высказать свои идеи. Забудьте поговорку "Молчание — знак согласия"; гораздо чаще нежелание раскрывать рот сигнализирует о более или менее выраженном несогласии с доминирующей на совещании точкой зрения. Эффективные совещания, главной целью которых является принятие решений, обычно разворачиваются в несколько ГЛАВА 15. Проведение совещаний 305
этапов. Вначале группа исследует предложенную в качестве повестки дня проблему. На данном этапе вам следует поощрять обмен информацией, обсуждение данных, безоценочный взгляд на "симптомы" проблемы и поиск всех возможных причин. Когда понимание достигнуто, внимание участников смещается на поиск решений. И вновь, вам следует пресекать любые оценивающие замечания до тех пор, пока не будут исследованы все возможные альтернативы. После этого можно позволить, чтобы дискуссия протекала в оценивающем ключе.
Научившись чувствовать эти фазы процесса решения проблем (описание симптомов проблемы, поиск возможных вариантов решений, их оценка, выбор наилучшего из возможных решения), вы сможете варьировать стиль своего лидерства в соответствии с особенностями каждой конкретной группы. Но в любой момент совещания поддерживайте дискуссию в заданных рамках, не позволяйте участникам переходить на личности и решительно пресекайте отступления от темы, вне зависимости от того, насколько они важны сами по себе. Сообщите участникам о своих приоритетах и контролируйте обсуждение в соответствии с ними. Наконец, поддерживайте дружественную атмосферу, в которой любые мнения (включая ваше собственное) могут подвергаться открытому обсуждению и проверке.
Поддержание дискуссии в заданных рамках. Когда один или несколько участников ставят под сомнение тему совещания, вам потребуется приложить много усилий, чтобы поддерживать дискуссию в заданных рамках. Противоречия и сомнения всегда сопряжены с дискомфортом, и участники совещаний нередко избегают обсуждения сложных вопросов, обращаясь к менее значимым и менее соответствующим теме совещания. Если дискуссия уходит очень далеко от основной темы, вам предоставляется возможность испытать свои навыки лидерства и вернуть ее в нужное русло.
Однако осуществлять подобные вмешательства необходимо исключительно с позиций здравого смысла. Если участники дискуссии испытывают злость или разочарование, отклонение от основной темы и обращение к более "безопасной" поможет им успокоиться и снова настроится на конструктивный разговор. В целом наибольшую пользу такие отступления приносят, когда они следуют за ярким противостоянием участников, а не предшествуют ему. Если вы полагаете, что группа достигла согласия по ключевым вопросам повестки дня (даже не высказанного напрямую), можете позволить дискуссии время от времени уходить в сторону. С другой стороны, если посредством ухода от темы участники совещания избегают необходимой конфронтации, вам следует вмешаться и вернуть обсуждение в нужное русло.
Выполнить данную рекомендацию (по поддержанию дискуссии в заданном ключе) будет легче, если вы начнете совещание с открытого обсуждения повестки дня. Иногда достаточно простого напоминания или красноречивого взгляда на часы. Другая полезная техника — периодическое подведение итогов, сопровождаемое просьбой к участникам подтвердить или опровергнуть ваши выводы.
Когда обсуждение угасает или упорно уходит в сторону, возможно, необходимо сделать перерыв. Даже двухминутная разминка может вернуть участникам совещания интерес к пунктам повестки дня. Полезен перерыв и тем, что он прерывает затянувшиеся обсуждения и позволяет начать новые.
