Научная литература
booksshare.net -> Добавить материал -> Этика -> Роббинз С. -> "Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами" -> 132

Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.

Роббинз С. , Хансейкер Ф.Л. Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами — М. : Вильямс, 2007. — 464 c.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка): treningdelovogoobshen2007.djvu
Предыдущая << 1 .. 126 127 128 129 130 131 < 132 > 133 134 135 136 137 138 .. 195 >> Следующая


Определение даты, времени и места совещания. Время и место проведения совещания может оказать тонкое, но существенное влияние на эффективность обсуждения. Устанавливая рамки встречи, вы преподносите будущим участникам поразительно много сообщений: как о значимости встречи, так и о ее стиле (официальный, неофициальный) и возможных результатах.

Какое время рабочего дня больше всего подойдет для проведения конкретного совещания? Зачастую рабочий процесс в организации не оставляет руководителю широких возможностей выбора. Например, вы не сможете организовать общее собрание всех банковских кассиров на протяжении рабочего дня или всех приемщиков сразу после получения большого объема почтовой корреспонденции.

Тем не менее иногда выбор остается за организатором совещания. Что следует участь?

В начале рабочего дня участники будут отдохнувшими и не озабоченными другими рабочими проблемами. С другой стороны, в послеполуденное время совещания проходят более спокойно, поскольку, когда рабочий день подходит к концу, над ГЛАВА 15. Проведение совещаний 303

участниками не висит дамоклов меч других забот. Планируя время начала совещания, важно задать себе простой вопрос: чем предстоит заняться его участникам по окончании встречи? Будут ли они страстно желать окончания совещания, чтобы приступить к своим рабочим обязанностям или решению других проблем? Или, напротив, постараются затянуть обсуждение? Какая стратегия в большей степени отвечает вашему видению планируемой встречи? Не существует времени суток, идеального для проведения совещаний, поэтому следует тщательно взвесить, какое время более всего целесообразно в вашем случае.

Планируя совещание, следует также учесть два дополнительных фактора. Во-первых, убедитесь в наличии запаса времени: редко когда удается избежать неожиданных нарушений хода совещания. Во-вторых, согласуйте время начала совещания с его предполагаемой или желательной продолжительностью. Скажем, если совещание продлится всего один час, неплохо начать его в 11:00.

Старайтесь не планировать совещаний, превышающих по продолжительности полтора часа — в противном случаем вам не удастся поддерживать заинтересованность людей в теме совещания. В случаях, когда предмет совещания крайне сложен или обойтись без продолжительного обсуждения невозможно по иным причинам, следует предусмотреть небольшие перерывы, чтобы можно было выпить кофе и размяться, — как минимум, каждые полтора часа.

Следующий ключевой вопрос — место проведения совещания. Обстановка, в которой происходит обсуждение, оказывает заметное влияние на содержание и тон дискуссии. Подумайте хотя бы о разнице в двух случаях: когда вы вызываете троих подчиненных в свой кабинет и когда вы приглашаете их на деловой обед в ресторан. Из этого простого примера видно, что, оговаривая место проведения встречи, вы косвенно сообщаете участникам о степени ее официальности и запланированном формате обсуждения. Аналогично: когда у вас намечается совещание с коллегами, организация его на нейтральной территории, скажем, в конференц-зале способствует созданию атмосферы, отличной от встречи в кабинете одного из участников. В каждом из этих случаев нет правильных и ошибочных вариантов — место проведения совещания следует выбирать исходя из его целей.

Нельзя забывать и об остановке внутри помещения. Так, если при совещании в вашем кабинете вы станете так, что аудиторию и вас разделяет письменный стол, тем самым вы сыграете в значительной степени авторитарную роль. Сидя на стуле в кругу участников, вы поставите себя на одну с ними доску. Если встреча проходит в конференц-зале, вы можете занять место во главе стола (демонстрируя свое превосходство) или сесть в кругу остальных участников.

Позаботьтесь и о подготовке необходимого во время совещания оборудования, такого, как диапроектор, подставки, доска. Эти простые приспособления облегчат обмен информацией и принятие решений.

Проведение совещания

Добросовестно выполнив подготовительные мероприятия — вашу домашнюю работу, к началу совещания вы будете иметь четкое представление о том, чего хотите достичь на момент его окончания. Помните, что вы организовали совещание потому, что намерены добиться чего-то от участников — то ли информации, имеющей отношение 304 ЧАСТЬ V. Управление командами

к актуальной проблеме, то ли помощи в принятии или утверждении решения. Теперь успех в достижении данных целей не предопределен вашими знаниями, умениями и навыками, но зависит от того, насколько вы наряду с другими участниками совещания будете открыты опыту и сможете усвоить новую информацию. Следовательно, первое, о чем следует позаботиться после открытия совещания, — создание здоровой атмосферы, способствующей открытому обмену мнениями, продуктивной конфронтации и, как следствие, формулированию совместного вердикта и решению текущей проблемы.

Ниже приводятся советы и разъясняются конкретные техники, которые помогут вам достичь указанных целей.

Начало совещания. Если вы хорошо подготовлены к совещанию, никто не осведомлен о нем лучше вас. Следовательно, для начала совещания необходимо представить участникам повестку дня и свои цели. Это начальное обсуждение дает участникам возможность задать вопросы, внести предложения и высказать мнения относительно того, почему они присутствуют на этом совещании. Начиная совещание с оглашения повестки дня, вы акцентируете внимание присутствующих на ее важности и задаете направление дискуссии, ориентированное на решение конкретных задач.
Предыдущая << 1 .. 126 127 128 129 130 131 < 132 > 133 134 135 136 137 138 .. 195 >> Следующая

Реклама

c1c0fc952cf0704ad12d6af2ad3bf47e03017fed

Есть, чем поделиться? Отправьте
материал
нам
Авторские права © 2009 BooksShare.
Все права защищены.
Rambler's Top100

c1c0fc952cf0704ad12d6af2ad3bf47e03017fed