Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка):
1 Интеллектуальный потенциал группы людей, который гораздо выше, нежели возможности каждого из индивидов, исследует Дж. Шуровьески в своей книге Мудрость толпы (выходит в ИД "Вильяме" в 2007 г.) . — Примеч. ред. ГЛАВА 15. Проведение совещаний 301
встречи. Это в первую очередь те, у кого есть знания и навыки, имеющие отношение к проблематике совещания, а также кто несет ответственность за распределение организационных ресурсов (времени, бюджета, кадров, власти и влияния), необходимых для реализации ожидаемого решения.
Постарайтесь учесть возможные опасения и интересы менеджеров, а также их отношения между собой. Ваша цель — достичь приблизительного баланса власти и статуса в противоборствующих подгруппах (кроме тех случаев, когда у вас есть причины наделить какую-либо из групп большей силой).
Сделайте все от вас зависящее, чтобы численность участников совещания соответствовала его целям. Количество участников на встрече, главной целью которой является обмен информацией, может значительно варьироваться, но, как правило, чем их меньше — тем лучше. Хорошо, если на собрании, посвященном принятию решений, присутствуют пять человек с примерно равноценными знаниями и опытом. Процесс принятия решений — это не спортивное состязание, и зрители могут лишь помешать [7]. На совещании, посвященном решению проблем, не должно присутствовать более 12 человек. В противном случае встреча становится тягостной и выходит из-под контроля руководителя, а вероятность эффективного взаимодействия между участниками резко снижается [8].
Планирование повестки дня. Повестка дня, задающая участникам общее направление встречи, остается эффективным способом контроля над обсуждением даже на неофициальном, скажем, исследовательском совещании. В повестке дня следует указать цели совещания для участников и обрисовать пределы, в которых дискуссия может оставаться продуктивной. Более того, предоставляя участникам повестку дня заблаговременно, руководитель побуждает их подготовиться к совещанию.
Ниже перечислены основные принципы, которых следует придерживаться при составлении повестки дня.
• По возможности, располагайте темы повестки дня в таком порядке, чтобы они логично следовали друг за другом.
• Располагайте темы повестки дня от самых простых к самым сложным и противоречивым.
• В повестке дня не должно быть слишком много пунктов: придерживайтесь здравого смысла.
• Не вносите в повестку дня темы, которые лучше всего решить в малых группах или в беседах один на один.
• Отделяйте обмен информацией от решения проблем.
• Четко определите время начала и окончания совещания.
• В зависимости от продолжительности совещания, запланируйте несколько перерывов — так, чтобы они не прерывали важных обсуждений.
Не обязательно придерживаться четкой, подготовленной заранее повестки дня на каждом совещании. Зачастую вы просто не можете предугадать, куда зайдет обсуждение или насколько долго оно продлится. Однако, последовав нашим советам, вы сможете предсказать разногласия и подготовиться к ним, чтобы разрешить их наилучшим способом. Даже когда вы не готовите повестку дня в письменном виде 302 ЧАСТЬ V. Управление командами
и не собираетесь представлять ее остальным участникам, не начинайте совещания, если у вас нет ясного представления, каким оно должно быть.
Выполнение домашнего задания. Главная цель подготовки к совещаниям — собрать и проанализировать всю релевантную информацию. Часть данных вы можете почерпнуть из письменных документов, но во многих случаях важная информация содержится только в головах ваших сотрудников. Чем более важна и противоречива тема совещания, тем более активным должно быть заблаговременное общение организатора с будущими участниками.
Благодаря этому предварительному общению вы сумеете предвидеть "тупиковые ситуации" совещания и расхождения во мнениях участников. В процессе такой подготовки постарайтесь получить как можно более полное представление о точке зрения каждого из них, а также об ожиданиях, которые они возлагают на планируемую встречу. Личные цели участников — так называемая скрытая повестка дня — могут оказать столь же значительное влияние на ход и результат встречи, как и явная, разработанная руководителем повестка дня. Поэтому, чем больше вы будете осведомлены об этих личных целях, тем более предсказуемым окажется для вас ход дискуссии и тем эффективнее вы сумеете на него влиять.
Осуществляя предварительную подготовку к совещанию, вы подаете своим подчиненным хороший пример. Если на подготовку к совещанию отводится достаточно времени, чтобы собрать релевантные данные, совещание пройдет быстрее. Немногие события в жизни организации могут вызвать столь же сильное разочарование, как совещание, в котором принимают участие совершенно неподготовленные и неосведомленные сотрудники.
Подготовка к совещанию должна также включать информирование вашего руководства — тех, кто не будет принимать участие в совещании, но несомненно заинтересуется его результатами.
Наконец, за день-два до совещания распространите среди участников повестку дня и другие важные материалы. Этим вы поставите их в известность о своих целях и ожиданиях, и они окажутся более подготовленными к обсуждению. Но соблюдайте умеренность — люди скорее прочтут краткие заметки, чем длинные и запутанные отчеты.
